1. Informationen gem. Art. 13 DSGVO

1.1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Diese Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit der Verarbeitung aufgrund der Vermietung und Verwaltung der von uns betreuten Wohneinheiten bzw. der Vermietung von Wohnungen oder Häusern im Auftrag des Eigentümers der Immobilie.

1.2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die TRIACON GmbH, Industriestraße 1, 50259 Pulheim, E-Mail: renate.arndt@triacon.de, Tel.:

1.3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter ist Herr Dr. iur. Andreas Pinheiro, LL.M.

Berrenrather Str. 274,

50937 Köln Firma ap-datenschutz

1.4. Herkunft der personenbezogenen Daten

Die TRIACON GmbH verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen ihrer Geschäftsbeziehung von Ihnen erhält.

1.5. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

1.5.1. Es werden folgende Kategorien von Daten verarbeitet:

Personalien (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail, Geburtsdatum, Geburtsort, Familienstand)
Kopie des Personalausweises,
Kopie einiger Einkommensnachweise,
Zahlungsdaten,
Nachweis, dass Versicherung abgeschlossen wurde (Haftpflichtversicherung),
Kreditauskünfte (Zur Überprüfung der Bonität),
Daten zur Kriminal-/zivilprozesslichen Historie (aus Selbstauskunft des Mieters),
Sonstige Daten aus Selbstauskunft des Mieters (Arbeitgeber, ausgeübter Beruf, Verdienst, Bisheriger Vermieter, sonstige finanziellen Verpflichtungen, kürzliche fristlose Kündigung des bisherigen Vermieters),
Mietschuldenfreiheitsbescheinigung, o Dokumentationsdaten (Daten aus Schriftverkehr),
Mitarbeiterdaten
Lieferantendaten (bspw. ext. DL)

1.5.2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die TRIACON GmbH verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DS-GVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Immobilienverwaltungsbetriebs erforderlichen Tätigkeiten. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

Über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus verarbeitet die TRIACON GmbH personenbezogene Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DSGVO. Dies ist zulässig, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigter Interessen oder der eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten überwiegen, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern. Ein solches berechtigtes Interesse besteht bei-

a) Durchführung der Zahlungsverarbeitung über externe Dienstleister

b) Konsultation von und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. Creditreform) zur Ermittlung von Ausfallrisiken bei konkreten Geschäftsvorfälle

c) SCHUFA AUSKUNFT: von den potenziellen Mietern vor Zustandekommen des Mietvertrages wird eine Selbstauskunft eingeholt. Vermieter haben grundsätzlich ein berechtigtes Interesse daran, die Bonität ihrer zukünftigen Mieter zu prüfen, um die Gefahr eines Zahlungsausfalles zu vermeiden.

d) Mitteilung und Datenaustausch mit Wirtschaftsauskunfteien (z.B. SCHUFA) zur Anzeige einer belegten Zahlungsunfähigkeit bzw. Zahlungsunwilligkeit bei konkreten Geschäftsvorfällen. Diese findet nur dann statt, wenn die Zahlungsunfähigkeit oder -unwilligkeit des Schuldner bspw. durch eine staatliche Stelle belegt ist.

e) Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten

f) Zur Werbung für eigene Produkte im erlaubten gesetzlichen Rahmen (bspw. Bestandskundenwerbung oder der datenschutzrechtlich nicht relevanten Empfehlungswerbung (Flyer))

g) Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs des Unternehmens

h) Zur Verhinderung und Aufklärung von Straftaten, insbesondere nutzen wir Datenanalysen zur Erkennung von Hinweisen, die auf Betrug oder Missbrauch deuten.

1.5.3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung (Video-Konferenzen (VKS))

Soweit Sie der TRIACON GmbH eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Teilnahme an einem separaten Seminar, Web-Seminar oder einer VK gegeben haben ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben (Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe a DS-GVO). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Die TRIACON GmbH verarbeitet personenbezogene Daten (Art. 4 Abs. 2 DS-GVO) auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe b DS-GVO. Die Verarbeitung dient der Durchführung unserer Verträge oder vorvertraglichen Maßnahmen mit Ihnen und der Ausführung Ihres Auftrags, sowie aller für den Betrieb und die Verwaltung unseres Unternehmens erforderlichen Tätigkeiten. In diesem Fall ist die Durchführung des Seminars, der VK oder der Schulung Bestandteil eines mit Ihnen geschlossenen Vertrages, den wir hierdurch erfüllen. Die jeweiligen Einzelheiten zum Zweck der Datenverarbeitung können Sie den jeweiligen Vertragsunterlagen und Geschäftsbedingungen entnehmen.

1.5.4. Verarbeitung Ihrer Daten bei Video-Konferenzen (VKS)

Sie können sich durch E-Mail an uns für das Web-Seminar, Seminar oder die VK anmelden, indem Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail hinterlassen. Wir überprüfen Ihre Identität über eine persönliche Abfrage per E-Mail.

Sie erhalten dann per E-Mail von uns einen persönlichen Einladungslink an ihr E-Mail-Postfach. Zum Zeitpunkt der Veranstaltung können Sie in der Web Applikation an der Veranstaltung teilnehmen, indem Sie auf den Link klicken. Ihre E-Mail-Adresse ist auch für andere Teilnehmer sichtbar. Die Adresse wird aber nicht anderweitig verwendet. Im Wartebereich werden Sie von uns als Organisator nur dann hereingebeten, wenn Ihre Buchung bestätigt ist.

Die Veranstaltung findet über den Dienst Teams (Microsoft Deutschland GmbH, Tochter der Microsoft Inc.), statt. Diesbezüglich verweisen wir auf die Datenschutzerklärung unseres IT-Dienstleisters.

www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx

1.6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Innerhalb der TRIACON GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten der TRIACON GmbH benötigen. Auch von der TRIACON GmbH eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen Zwecken Daten erhalten.

Es erhalten Empfänger in den folgenden Kategorien erhalten Ihre Daten:

• IT Dienstleistungen (z.B. das Hosting unseres E-Mail Accounts)

• Logistik (bspw. zur Aktenvernichtung oder Datenträgervernichtung)

• Inkasso (bspw. im Fall der Auslagerung des Forderungsmanagements bei fälligen unbeglichenen Zahlungen)

• Auskunfteien (bspw. SCHUFA)

• Beratung und Consulting

• Gerichte, Gerichtsvollzieher und Behörden (bspw. bei der Beantragung eines Mahnbescheides (Gericht) oder bei der Zwangsvollstreckung eines vollstreckbaren Titels (Gerichtsvollzieher))

• Rechtsanwälte (bspw. zur Geltendmachung eigener Forderungen oder zur Abwehr fremder Ansprüche oder Klagen)

• Steuerberater (im Fall der steuerlichen Beratung oder Erstellung des Jahresabschlusses)

1.7. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland

Es ist geplant, Ihre personenbezogenen Daten an ein Drittland, etwa die vereinigten Staaten von Amerika, zu übermitteln (bspw. im Rahmen unseres VKS s. 1.5.4).

Es liegt ein kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Datenschutzniveau in den betroffenen Drittländern vor.

Die TRIACON GmbH hat für die beabsichtigten Datenübermittlungen in Drittländer zusätzliche geeignete bzw. angemessene Garantien in Form von Prozessgarantien und der Verwendung von Standard-Datenschutzklauseln (SDK) gem. Art. 46 Abs. 2 DSGVO geben lassen. Sie können eine Kopie der Prozessgarantien und der Standard-Datenschutzklauseln (SDK) bei TRIACON GmbH anfordern: Kontakt. s. Impressum

Darüber hinaus ist es geplant, Ihre personenbezogenen Daten an Microsoft, ein Unternehmen dessen Mutter Ihren Sitz in den USA hat, zu übermitteln. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass die Mutter ggf. Zugriff auf Ihre Daten erhält.

Es liegt kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für das Datenschutzniveau in den USA vor.

Die TRIACON GmbH hat für die beabsichtigten Datenübermittlungen in Drittländer zusätzliche geeignete bzw. angemessene Garantien in Form von Verträgen mit SDKs (Standard-Datenschutzklauseln) gem. Art. 26 DSGVO. Microsoft erteilt dabei die Garantie, Daten nicht ohne die Ausschöpfung des Rechtsweges an Behörden weiterzugeben. Weitere Informationen erhalten Sie hier:

www.microsoftvolumelicensing.com/Downloader.aspx

1.8. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dabei kann es vorkommen, dass Daten für die Zeit gespeichert werden, in der rechtliche Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden (gesetzliche regelmäßige Verjährungsfrist 3 Jahre § 195 BGB, bis zu 30 Jahre § 197 BGB).

Zudem speichern wir Ihre Daten, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Entsprechende Nachweis- und Aufbewahrungspflichte ergeben sich für uns aus:

der Abgabenordnung: 10 Jahre für steuerliche Zwecke (§ 147 AO) (bspw. Kundendaten und Abrechnungsdaten für steuerliche Zwecke)
den Vorgaben nach § 257 HGB: 6 Jahre für Dokumentation gemäß handelsrechtlicher Vorgaben (bspw. Dokumente und E-Mails oder Bestell- und Auftragsunterlagen in der Kommunikation)

1.9. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO).

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die verantwortliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Sofern Sie der Auffassung sind, dass eine Datenverarbeitung gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die für unser Unternehmen zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 24 44, 40102 Düsseldorf

1.10. Pflicht zur Bereitstellung der Daten

Für den Vertragsabschluss oder dessen Vermittlung ist es erforderlich, dass Sie der TRIACON GmbH die in der Mieterselbstauskunft dargestellten Pflicht-Daten bereitstellen (Personalien, Beruf, Arbeitgeber, bish. Vermieter, Angaben zum im Haushalt lebenden Personen, Angabe zu Einkommenspfändungen, eidesst. Versicherung Vermögensauskunft, Auskunft zu Schuldenbereinigungsverfahren und Räumungsklagen)

Ohne diese Daten wird die TRIACON GmbH in der Regel den Abschluss des Vertrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

1.11. Hinweis auf das Bestehen einer automatischen Entscheidung einschließlich Profiling

Die TRIACON GmbH verarbeitet Ihre Daten nicht automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling).

2. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DS-GVO

1. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 S. 1 Buchstabe f DS-GVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, wird die TRIACON GmbH Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, die TRIACON GmbH kann zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. In Einzelfällen verarbeitet die TRIACON GmbH Ihre personenbezogenen Daten, um Direktwerbung zu betreiben. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so wird die TRIACON GmbH ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst gerichtet werden an:

TRIACON GmbH, Industriestraße 1, 50259 Pulheim, info@triacon.de